Комментарии

При проверке, как правило, требуются строго определенные документы — к примеру, может быть сказано «оригиналы или нотариально заверенные копии» или «копии». Может также быть сказано «документы, подтверждающие…/свидетельствующие о…» Как Вы понимаете, в последнем случае проверяемый получает бОльшую гибкость в отношении требуемых проверяющими документов. Слова «дубликат» я не встречала ни разу, тем более из контекста определения очевидно, что не к каждому документу подходит слово «дубликат». Так, например, может быть дубликат свидетельства о заключении брака, выданный ЗАГСОМ взамен утерянного, но не может быть дубликата депозитарного договора, оставленного депозитарием заранее для проверяющих, поскольку его дубликатом является второй оригинал, отправленный клиенту после подписания. Однако, действительно, в случае утери такого документа, можно запросить по факту его дубликат у клиента и заверить его (к примеру, нотариально, с приложением всех аутентикаций, требуемых нотариусом).

Электронные копии — это хорошо, в случае если требуются именно копии документов. Служба архива — также вещь полезная, но не снижает так называемый человеческий фактор, когда и из электронного архива документ может быть утерян или не соответствовать более поздней версии оригинала, хранящегося в других местах — к примеру, в несгораемых шкафах.

Павел! Все описанные в истории проверки ЦМД факты противодействия не имели ни малейшего отношения к задержкам в предоставлении документов.

Первый факт — с доверенностью. По неизвестным причинам отказывались продемонстрировать оригинал доверенности лица, заверившего для проверки копии документов. Повторю — причин, по которым доверенность не давали, не объясняли. Это потом на сайте появились какие-то версии, почему так получилось. В тот момент — ничего. Существует правило — если организация не может предоставить какие-либо документы, то она обязана предоставить объяснения причин. Мы в требованиях так всегда пишем — нету у вас чего-то, предоставьте пояснения. В случае с доверенностью — пояснений не было. Составили акт противодействия, доверенность вдруг появилась (смысл этих игр мне до сих пор не ясен).

Во втором и третьем случае была одна и та же ситуация — затребовали документы. Их предоставили, мы изучили. Потом (сильно потом, спустя неделю или несколько) вдруг из других источников выясняется, что есть и другие документы по этим вопросам. Почему их не предоставили сразу (или не предоставили объяснений причин енпредоставления)? Нет объяснений.

Так что к «зашиванию» секретарей, не успевающих сделать копии все это не имеет отношения.

Тем не менее отвечу на некоторые Ваши вопросы.

Во-первых, на проверках чаще всего запрашиваются оригиналы документов (на обозрение), а уже по результатам их изучения просят сделать те или иные в копиях. Поэтому делать заранее копии точно не надо! Я, например, всегда предупреждаю об этом — не надо ничего заранее копировать, сделаете лишнюю работу!

Про дубликаты: обвинение в нарушении требований по хранению документов (а это статья 13.25 КоАП) предъявляются, если документ в обществе не хранится и все. А в обычной жизни случаи бывают разные — и пожар, и потоп, а у одного реестродержателя однажды лицензию сперли (история 2005 года). Есть законные способы документ восстановить — как он после этого будет называться, не важно: дубликат или что-то другое. Главное, что компания предприняла действия по устранению неблаговидной ситуации, и документ в конце концов восстановила. В таком случае, естественно, никаких претензий не будет

Про заверение: есть, конечно, некоторое количество документов, которые должны быть только в оригинале (бухгалтерская первичка, документы, подтверждающие право собственности на имущество и пр.), есть такие, которые должны быть обязательно нотариально заверены (доверенность в порядке передоверия, например), НО, подавлющее большинство копий, которые фигурируют на проверке, заверяются самим обществом (лицом, чьи полномочия делать это подтверждены инспекторам). К заверению есть требования, но они минимальны: сшиты, печать и подпись.

Про распечатку электронных документов: совершенно нормальная ситуация. Я очень часто в последнее время вижу на проверках распечатки сканированной регистраторской первички, а оригинал — в филиале на «Камчатке». Единственное требование — такие распечатки заверяются. Таким образом компания отвечает за то, что предоставляет. Так что вполне нормальный вариант. Правда, существует оговорка — должны быть причины предоставления именно сканов, а не оригиналов. Например, нахождение оригинала в филиале, или существование документа только в электронном виде (это относится, например, к распечаткам бухгалтерской первички из системы банк-клиент или поручениям, пришедшим по ЭДО). И поэтому распечатки не «проканают» в отношении тех документов, которые должны быть в головном офисе компании (например, распечатанный скан устава приведет меня в недоумение:))

Кроме того, всегда дается время, необходимое для изготовления копий. Если кто-то начинает рассказывать, как инспекторы на проверке дали десять минут на копирование 100 документов и пригрозили актом противодействия, то смело скажу — полная брехня. Если из экспрессивного заявления сотрудников «Иркола» Вы сделали вывод, что им (сотрудникам) не давали времени на изготовление копий и грозили актами и протоколами, то знайте, что эмоций в этом заявлении слишком много, чуть больше чем объективного изложения действительности.

Да, и еще. Все про нотриальное заверение и оригиналы относится ТОЛЬКО к тем документам, которые хранятся у компании. Все то, что инспекторы в копиях уносят с собой, — это копии, заверенные компанией! Никакого нотариального заверения копий (приобщаемых к материалам) на проверке не требуется!